در دنیای کسب‌وکار امروز، مدیریت قراردادها نقشی حیاتی در بهره‌وری سازمان‌ها ایفا می‌کند. قراردادها نه‌تنها به‌عنوان اسناد حقوقی مهم عمل می‌کنند، بلکه ابزاری برای حفظ تعهدات و پیگیری عملکرد نیز هستند. نرم‌افزار مدیریت قرارداد نرم افزار رهام با ارائه ویژگی‌های منحصربه‌فرد، سازمان‌ها را در مدیریت بهینه قراردادها، مستندات و گزارش‌ها یاری می‌دهد.
اهمیت مدیریت قراردادها در سازمان‌ها
مدیریت قراردادها فرآیندی پیچیده است که شامل ایجاد، پیگیری، به‌روزرسانی و آرشیو اسناد مرتبط با قراردادها می‌شود. این فرآیند در سازمان‌های بزرگ‌تر که با حجم بالایی از قراردادها سر و کار دارند، چالش‌برانگیزتر است. نبود ابزارهای مناسب برای مدیریت قراردادها می‌تواند منجر به اشتباهات پرهزینه، از دست رفتن فرصت‌ها و کاهش بهره‌وری شود.
چالش‌های مدیریت قرارداد سنتی:
- پیگیری زمان‌بر: ثبت و جستجوی اطلاعات قراردادها معمولاً وقت‌گیر است.
- عدم هماهنگی: نبود ارتباط مؤثر بین تیم‌ها و افراد مسئول می‌تواند باعث مشکلات جدی شود.
- نگهداری مستندات: حفظ نسخه‌های فیزیکی قراردادها همیشه با خطر گم‌شدن یا آسیب دیدن همراه است.
نرم‌افزار مدیریت قرارداد ویرا سامانه رهام
نرم افزار رهام به‌عنوان یک راهکار جامع برای مدیریت قراردادها، طراحی شده است تا تمامی چالش‌های ذکرشده را برطرف کند. این نرم‌افزار امکاناتی را ارائه می‌دهد که باعث تسهیل در مدیریت و افزایش بهره‌وری سازمان‌ها می‌شود.
امکانات کلیدی نرم افزار رهام:
-
تخصیص کارشناس به قراردادها
- امکان تعیین کارشناس مسئول برای هر قرارداد.
- مشاهده و پیگیری عملکرد کارشناسان به‌صورت مجزا.
-
تعریف گزارش‌های اختصاصی
- قابلیت طراحی گزارش‌های خاص برای هر کارشناس.
- تعریف نمونه فایل‌ها و قالب‌های گزارش در عنوان قرارداد.
-
مدیریت مستندات پیوست
- امکان پیوست مستندات مرتبط با هر قرارداد.
- ذخیره‌سازی اسناد به‌صورت دیجیتال برای دسترسی سریع و آسان.
-
کنترل زمان و تاریخ قراردادها
- ثبت و پیگیری تاریخ شروع و پایان قراردادها.
- ارسال یادآوری‌های خودکار برای تمدید قراردادها.
-
گزارش‌گیری پیشرفته
- ارائه گزارش‌های دقیق و جامع برای تحلیل عملکرد قراردادها.
- امکان استخراج گزارش‌ها در قالب‌های مختلف (PDF، Excel و …)
مزایای استفاده از نرم افزار رهام در مدیریت قراردادها
-
افزایش شفافیت
- با امکان مشاهده اطلاعات دقیق قراردادها، شفافیت در فرآیندهای سازمانی افزایش می‌یابد.
-
کاهش خطاها
- حذف فرآیندهای دستی و استفاده از ابزارهای دیجیتال باعث کاهش خطاهای انسانی می‌شود.
-
بهبود هماهنگی تیم‌ها
- تخصیص مسئولیت‌ها و گزارش‌دهی دقیق به بهبود هماهنگی بین تیم‌ها کمک می‌کند.
-
دسترسی سریع به اطلاعات
- امکان جستجوی سریع و آسان در میان مستندات و اطلاعات قراردادها.
-
کاهش هزینه‌ها
- صرفه‌جویی در هزینه‌های چاپ و نگهداری اسناد فیزیکی.
کاربردهای عملی ویرا سامانه رهام
تخصیص کارشناس و گزارش‌دهی دقیق
یکی از امکانات منحصربه‌فرد این نرم‌افزار، قابلیت تخصیص کارشناس به هر قرارداد است. به این ترتیب، هر قرارداد تحت نظارت یک فرد مشخص قرار می‌گیرد که مسئولیت پیگیری آن را بر عهده دارد. علاوه بر این، کارشناسان می‌توانند گزارش‌های اختصاصی خود را طراحی کرده و اطلاعات مهم را در قالب نمونه فایل‌های تعریف‌شده ذخیره کنند.
مدیریت مستندات پیوست
این نرم‌افزار امکان پیوست مستندات مرتبط با هر قرارداد را فراهم می‌کند. از جمله این مستندات می‌توان به اسناد مالی، گزارش‌های عملکرد و مکاتبات اشاره کرد. این قابلیت نه‌تنها به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اسناد خود را به‌صورت منظم ذخیره کنند، بلکه دسترسی به آن‌ها را نیز سریع‌تر و آسان‌تر می‌کند.
مقایسه با سایر نرم‌افزارها
نرم‌افزارهای خارجی مدیریت قرارداد مانند DocuSign و PandaDoc امکانات خوبی ارائه می‌دهند، اما معمولاً با چالش‌هایی مانند تطابق‌نداشتن با نیازهای بومی، هزینه‌های بالا و محدودیت در شخصی‌سازی همراه هستند. ویرا سامانه رهام با بومی‌سازی و ارائه ویژگی‌های متناسب با نیازهای داخلی، به گزینه‌ای ایده‌آل برای سازمان‌های ایرانی تبدیل شده است.
نتیجه‌گیری
مدیریت قراردادها از جمله فرآیندهایی است که تأثیر زیادی بر موفقیت و بهره‌وری سازمان‌ها دارد. نرم‌افزار مدیریت قرارداد ویرا سامانه رهام با ارائه امکاناتی مانند تخصیص کارشناس، مدیریت مستندات پیوست و تعریف گزارش‌های اختصاصی، راهکاری جامع برای رفع چالش‌های مرتبط با مدیریت قراردادها ارائه می‌دهد. اگر به دنبال ابزاری مطمئن و کارآمد برای مدیریت قراردادهای سازمان خود هستید، ویرا سامانه رهام انتخابی مناسب و هوشمندانه خواهد بود.
